Für dich als Projektmanager ist das Thema Abrechnungsfähigkeit bei der Umsetzung deiner Projekte ein sehr wichtiges Thema. Schließlich willst du und vor allem auch der Kunde letzen Endes wissen, wie lange du an welchen Aufgaben gearbeitet hast, wie lange das Projekt ging, und wie viel es den Kunden letztendlich kostet.
In timeghost kannst du deine Aufgaben innerhalb der Projekte als Arbeitszeit erfassen und gleichzeitig als abrechenbar oder nicht abrechenbar klassifizieren. Dazu aber später mehr. Zuerst wollen wir klären, worin sich diese beiden Begriffe unterscheiden.
Was heißt abrechnungsfähig?
Wir definieren „abrechnungsfähig“ Aufgaben als Aufgaben, die direkt dem Projekt des jeweiligen Kunden zugeordnet werden können. Das bedeutet im Klartext jede Aufgabe, die bei der Projektrecherche, der Projektdurchführung anfällt, wird innerhalb des Projekts als „abrechnungsfähig“ gebucht.
Was ist nicht abrechnungsfähig?
Nicht abrechnungsfähig sind ebenjene Aufgaben, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können.
Wie kann abrechnungsfähig/nicht abrechnungsfähig unterschieden werden?
In diesem Beitrag von Freshbooks wird anhand von konkreten Beispielen zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Aufgaben differenziert
Abrechnungsfähig:
Durchführung der eigentlichen Arbeit zum Abschluss des Projekts
Projektplanung
Entwicklung von Projektzeitplänen
Nachforschungen anstellen
Besprechungen beiwohnen
Arbeits-E-Mails lesen und beantworten
Überarbeitung der dem Kunden vorgelegten Arbeiten auf Wunsch des Kunden
Nicht abrechnungsfähig:
Vorschläge für neue Arbeiten entwickeln
Kunden neue Arbeiten präsentieren
Beratungen und Treffen, die vor Vertragsunterzeichnung stattfinden
Schulungskurse, die über ein einzelnes Kundenprojekt hinaus für Ihr Unternehmen gelten
Soziale und teambildende Veranstaltungen
Networking-Events
Arbeiten, die über den Umfang des Projekts hinausgehen, wie in Ihrem Vertrag beschrieben
Beheben Sie Ihre eigenen vermeidbaren Fehler
Rechnungsstellung, Abwicklung von Zahlungen und Erledigung anderer administrativer Aufgaben
Freshbooks hat für die leichtere Unterscheidung Fragen formuliert, die deinem Team dabei helfen, abrechnungsfähig und nicht abrechnungsfähig zu differenzieren.
Hilft die Zeit, die ich für diese Aufgabe aufwende, dabei, das Projekt dem Abschluss näher zu bringen?
Nutzt die für die Aufgabe aufgewendete Zeit mir mehr als dem Kunden?
Fällt die Aufgabe, an der ich arbeite, konkret in den vertraglich festgelegten Leistungsumfang?
Bezieht sich die Zeit, die für die Erledigung der Aufgabe aufgewendet wird, auf eine Kundenanfrage oder ist sie auf einen Fehler in meinem Namen zurückzuführen?
timeghost Billability Feature
Mit dem timeghost Billable feature kannst du beim Erfassen deiner Arbeitszeiten zwischen billable und non billable unterscheiden. Dabei bieten wir dir unterschiedliche Möglichkeiten, wie du die Abrechnungsfähigkeit deiner Projekte darstellen kannst
Abrechnungsfähigkeit direkt beim Erstellen der Projekte festlegen
Um beim Eintragen der Projekte im Timer automatisch „billable“ or „non billable“ einzustellen, kannst du direkt beim Erstellen der einzelnen Projekte die Abrechnungsfähigkeit angeben. In diesen Schritten erstellst du dein Projekt:
1. Klicke auf „Projekte“ auf der linken Seitenleiste in timeghost
2. Klicke anschließend auf „Create Project“
3. Fülle die entsprechenden Felder aus
4. Klicke auf „Additional Settings“, um dein Projekt zu spezifizieren
5. Klicke auf „Create Project“
In den Additional Settings kannst du die Abrechnungsfähigkeit für das gesamte Projekt definieren. Du hast hier entweder die Wahl zwischen „billable“ or „non billable“. (siehe Bild).
Trägst du nun deine Arbeitszeiten im Timer ein und wählst das entsprechende Projekt aus, wird die definierte Abrechnungsfähigkeit automatisch der Aufgabe zugewiesen und dein in timeghost festgelegter Stundensatz mit der gebuchten Arbeitszeit verrechnet.
Natürlich kannst du die Abrechnungsfähigkeit im Timer auch noch manuell abändern.
Abrechnungsfähigkeit der Aufgabe jeweils manuell eintragen
Wenn du Projekte hast, bei denen manche Aufgaben billable und andere non-billable sind kannst du im Timer das Billable Icon anklicken (billable) oder nicht anklicken (non-billable). Beim Erstellen der Projekte ist die Abrechnungsfähigkeit per Default auf non-billable gesetzt.
Das bedeutet beispielsweise bei unternehmensinternen Projekten und Aufgaben würde an dieser Stelle ein non-billable-Projekt mit manueller Anpassung zu billable im Timer Sinn machen.
Auswertungsmöglichkeiten
Das regelmäßige Zuweisen deiner Arbeitszeiten zu den entsprechenden Projekten und Aufgaben geben sowohl dir, als auch deinen Kunden transparente Übersichten über die verschiedenen Schritte der Projekte.
Timeghost Export-Feature für optimale Transparenz
Sende deinen Kunden Reports via xls. or CSV. .-Dateien und lasse sie an der Umsetzung deiner Projekte teilhaben. Wähle hierfür den entsprechenden Zeitraum im Dashboard aus, klicke auf den Export-Button und entscheide, in welchem Format du die Arbeitszeiten und Aufgaben des Projektes exportieren möchtest.
Billable feature als Möglichkeit der internen Auswertung
Mit den Daten der erfassten Arbeitszeiten siehst du nicht nur, wie lange du gearbeitet hast. Du kannst darüber hinaus auch weitere Auswertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Abrechnungen deiner Projekte durchführen.
Beispielsweise kannst du dir im Nachgang an ein Projekt anschauen, welche Aufgabe innerhalb des Projekts am meisten Zeit gekostet hat und dieses dann optimieren War der regelmäßige Austausch mit dem Kunden ein großer Zeitfresser kannst du dir überlegen, wie es dazu kommen konnte.
Für zukünftige Projekte kannst du wiederum Maßnahmen ergreifen, die die Kommunikation zwischen Kunde und deinem Projektteam verbessert, ohne dass die Zufriedenheit des Kunden darunter leidet. Darüber hinaus kannst du für zukünftige Projekte auch besser kalkulieren, weil du die entsprechenden Kosten/Einnahmen des Projekts übersichtlich dargestellt bekommst.
Teste unser Zeiterfassungstool und tracke deine abrechnungsfähigen/nicht abrechnungsfähigen Arbeitszeiten
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion kannst du alle Vorteile von timeghost kostenlos testen und dir einen ersten Eindruck von der Software verschaffen.
Hier erfährst du, wie du am besten in timeghost einsteigst, damit die Software dir sofort einen Mehrwert bietet.
Wenn du Fragen zur Software hast, wende dich bitte an [email protected].
Hole dir die timeghost Teams App
Du musst lediglich die timeghost Teams App direkt aus demAppSource Storein der Anwendung installieren. Eine Anleitung dazu findest du hier. Die timeghost-App enthält alle Funktionen, die du vom Web-Client kennst, und da du dein Office 365-Konto für den Zugriff auf timeghost verwendest, bist du in wenigen Sekunden fertig.
