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Tipps für erfolgreiche Projektmanager

5 Dinge, auf die du als erfolgreicher Projektmanager auf keinen Fall verzichten solltest

Projektmanager zu sein bedeutet eine Vielzahl an unterschiedlichsten Anforderungen und Aufgaben zu haben und diese unter einen Hut zu bekommen. Das ist eine große Herausforderung und gleichzeitig auch Anreiz für viele Projektmanager, diese Challenge erfolgreich zu meistern.

Wir helfen dir dabei sehr gerne und zeigen dir in diesem Blog 5 Dinge, auf die du im Alltag als Projektmanager auf keinen Fall verzichten solltest.

1. Projektstatus prüfen

Du bist die Schaltzentrale der Projekte. Daher solltest du stets wissen, wie es um den Status der einzelnen Projekte steht. Dabei ist es nicht so wichtig, über jedes kleine Bug oder ein anderes Problem Bescheid zu wissen, sondern vielmehr den allgemeinen Stand des Projekts im Blick zu haben. Du solltest zu jeder Zeit wissen, ob das Projekt auf Kurs ist.

timeghost Team Activity-Feature

Mit dem timeghost Team Activity Feature siehst du, wer gerade an welcher Aufgabe im Projekt arbeitet.

Die Teamaktivität listet die letzten 25 bearbeiteten Aufgaben aller Mitglieder des Arbeitsbereichs auf und zeigt an, wie lange es dauerte, bis die Aufgabe erledigt war und wann sie erledigt wurde. Außerdem siehst du die wöchentlichen Arbeitsstunden für jeden Benutzer in diesem Arbeitsbereich.

Diese Funktion macht die Produktivität für Sie sichtbar und hilft Ihnen, die Leistung Ihres Teams zu bewerten. Die Funktion ist in allen timeghost-Anwendungen verfügbar und kann so konfiguriert werden, dass sie nur für Arbeitsbereichsadministratoren sichtbar ist.

Teamaktivität für Projektmanager

2. Priorisieren

Um die Reihenfolge deiner Aufgaben und den Aufgaben deines Teams so festzulegen, dass sie effektiv abgearbeitet werden, kommst du als Projektmanager um das Setzen von Prioritäten nicht herum. Dafür gibt es verschiedenste Methoden, und Software, die du für das Priorisieren deiner Aufgaben verwenden kannst. Eine Methode ist die Eisenhower-Matrix, die wir in diesem Beitrag beschreiben.

Wenn du eine effektive Software für das Priorisieren deiner Aufgaben sucht, findest du in Projektmanagement-Programmen, wie Asana, Trello oder Monday.com effektive Techniken, mit denen du deine Aufgaben priorisieren kannst.

3. Mitarbeitergespräche führen, konstruktives Feedback geben

Mitarbeitergespräche bringen viele Vorteile mit sich, wenn du sie richtig und in regelmäßigen Abständen durchführst. Zum einen bekommst du die Möglichkeit, dich mit deinem Mitarbeiter zu unterhalten und dich über seine täglichen Herausforderungen auszutauschen. Gleichzeitig können Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten kommuniziert werden, um sich anstauender Frust bereits im Vorfeld zu beseitigen.

Dabei solltest du stets darauf achten, dass du deinem Gegenüber mit konstruktivem Feedback weiterhilfst. Zu diesem Thema haben wir jeweils zwei interessante Blogeinträge verfasst.

Zum einen zeigen wir dir hier, wie du konstruktive Kritik an deinen Teammitglieder ausübst, sodass sie deine Kritik positiv auffassen Der zweite Blog handelt davon, wie du mit Kritik bei der Arbeit umgehen solltest, sodass du am meisten davon profitierst. Schaue gerne vorbei!

4. Interne Kommunikation anregen

Die Kommunikation ist eine der Schlüsselfaktoren in der Projektarbeit. Eine effektive und zielorientierte Kommunikation führt das Projekt zum Erfolg.

Dabei muss es dein Ziel sein, innerhalb des Projektteams die Kommunikationsleitung zu übernehmen. Denn letztendlich bist du die

Person, die das Team zusammenhält und zu jedem Projektmitglied einen direkten Kontakt hat.

Um dir eine kleine Hilfestellung zu geben, kannst du dich an den 7 C’s der Kommunikation orientieren, um Missverständnisse zu vermeiden:

– klar (clear)

– prägnant (concise)

konkret (concrete)

– korrekt (correct)

– kohärent (coherent)

– vollständig (complete)

– höflich (courteous)

Sei der Initiator, der aktiv auf die Teammitglieder zugeht und die Kommunikation, die innerhalb des Projektteams stattfinden soll, vorlebt. Beziehe jedes Mitglied in Meetings mit ein, indem du gezielte Fragen an die Person richtest.

Zeige deinem Team transparent, was ihr schon erreicht habt, wo ihr aktuell steht und was noch getan werden muss. Dadurch förderst du die Motivation, den Teamgedanken und den Zusammenhalt des gesamten Teams und ihr werdet euer Projektziel effektiver erreichen.

Wir zeigen dir hier, warum der Zusammenhalt innerhalb deines Arbeitsumfeldes für den Projekterfolg entscheidend ist.

5. Projekte übersichtlich im Blick halten und auswerten – mit timeghost

Eine Aufgabe, die für Projektmanager ebenfalls entscheidend ist – die Übersicht über die einzelnen Projekte und die darin enthaltenen Aufgaben. Je besser dein Überblick, desto effektiver können du und dein Team die einzelnen Projekte leiten und durchführen.

Ein Tool, mit dem du sowohl die Projekte übersichtlich im Blick hast und dabei noch Auswertungen der Arbeitszeiten und Aufgaben der Projektmitglieder durchführen kannst, ist unsere Projektzeiterfassung timeghost.

Projektübersicht mit Dashboard, Team Activity und Profitability Feature

Als Projektleiter erstellst du einen Arbeitsbereich, in dem du beliebig viele Projekte anlegen, und dein Team den Projekten zuteilen kannst. Die Mitarbeiter dokumentieren ihre Arbeitszeiten, indem sie angeben, an welcher Aufgabe sie gerade in welchem Projekt arbeiten. Dabei hast du stets im Blick, was gerade innerhalb der Projekte los ist und wer woran gearbeitet hat. Dies kannst du anschließend auch deinen Kunden als Excel-Export zur Verfügung stellen.

Auswertungen im timeghost Dashboard

Das timeghost Dashboard gibt dir die Auswertungen, die du für deine Projekte benötigst. Mit unterschiedlichen Filtern erhältst du genau die Informationen, die du benötigst. Wir haben zum Dashboard einen extra Blog geschrieben, in dem wir die einzelnen Funktionen genauer erklären. Schaue gerne vorbei:

timeghost Dashboard – Möglichkeiten für Projektmanager

Überzeuge dich am besten selbst von unserer für Projektzeiterfassung für Microsoft365-Nutzer und teste timeghost 14 Tage kostenlos.

Hier erfährst du, wie du am besten in unsere Software einsteigst, damit die Software dir sofort einen Mehrwert bietet.

Hole dir die timeghost Teams App

Du musst lediglich die timeghost Teams App direkt aus dem AppSource Store in der Anwendung installieren. Eine Anleitung dazu findest du hier. Die App enthält alle Funktionen, die du vom Web-Client kennst, und da du dein Office 365-Konto für den Zugriff auf timeghost verwendest, bist du in wenigen Sekunden fertig.

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