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6 Schritte, um mit Zeitdruck umzugehen

6 Schritte, um mit Zeitdruck umzugehen

Durch enge Fristen und die hohen Anforderungen der Kunden kann es schnell sein, dass die Arbeit auf einem Stressniveau durchgeführt wird. Darunter leidet sowohl für die Gesundheit der Mitarbeiter als auch die Qualität des Projekts.

Das beste Mittel, um mit Zeitdruck umzugehen ist, dass es gar nicht dazu kommt. Allerdings lässt sich dies im Projektmanagement fast nicht vermeiden. Deswegen ist es umso wichtiger, dass du weißt, wie du mit Zeitdruck umgehen solltest. Du kannst ihn zum Vorteil von dir und deinem Projektteam nutzen.

In diesem Blog zeigen wir dir, was zu tun ist, welche Schritte du in einer solchen Stresssituation unternehmen solltest und mit welchen Tipps du den entstandenen Zeitdruck für dich nutzen kannst!

1. Ruhe bewahren, Stresslevel senken

Bevor du beginnst, gegen den Zeitdruck anzukämpfen solltest du erstmal die Ruhe bewahren. Das hört sich leicht an, hilft allerdings in vielen Situationen. Je mehr du dich von Hektik treiben lässt, desto unproduktiver und unkonzentrierter wirst du die kommenden Aufgaben angehen. Indem du kurz durchatmest und dir ein paar ruhige Minuten gönnst, kannst du den aufgekommenen Stress senken und einen klaren Kopf bekommen.

2. Nimm die Vogelperspektive ein

Sobald du einen klaren Kopf hast und du deinen Stresslevel senken konntest, hilft es, eine Vogelperspektive einzunehmen und dir das Projekt aus der Ferne anzuschauen. Versetze dich in die Lage eines Außenstehenden und bewerte die aktuelle Lage des Projekts. Meistens kannst du dir dadurch zusätzlichen Druck nehmen und dich auf die bevorstehenden Aufgaben konzentrieren.

Gleichzeitig kannst du ein Worst-Case-Szenario entwickeln, indem du dich frägst, was das Schlimmste ist, was passieren kann?

Das hilft dir dabei, für alle Situationen gerüstet zu sein und selbst in den vermeidlich schwierigsten Situationen die Ruhe zu bewahren und klar denken zu können.
Meistens wirst du dabei allerdings feststellen, dass selbst solche Szenarien den ganzen Zeitdruck nicht Wert sind

3. Mache dir einen Plan

Nachdem du das Projekt und die aktuelle Lage bewertet hast, gilt es nun, einen Plan aufzustellen, der an die aktuelle Situation angepasst ist und dich möglichst schnell und effektiv an dein Ziel bringt. Ein guter Plan dient als roter Faden von dem IST-Zustand des Projekts hin zum SOLL-Zustand – dem erfolgreichen Abschluss.

„Eine Stunde Planung kann dir 10 Stunden Arbeit ersparen.“

Dale Carnegie

Vor allem wenn du mit zeitlichem Druck zu kämpfen hast, ist ein guter Plan, der an die aktuelle Situation des Projektteams angepasst ist, eines der effektivsten Mittel, um Projekte in der richtigen Bahn zu halten.

4. Umsetzen – Monotasking betreiben

Indem du dir einen Plan zurechtlegst, und die Dinge umsetzt, nimmt der Zeitdruck automatisch ab. Denn du arbeitest in diesem Moment bereits an den Dingen, die dich dem Ziel, nämlich dem Erreichen deines Projekts, näherbringen. Konzentriere dich dabei immer auf eine einzige Aufgabe.

Auch wenn der Tag stressig sein kann und du tausend Dinge zu erledigen hast, konzentriere dich fest darauf, eine Aufgabe zu erledigen, bevor du mit der nächsten beginnst. So wirst du schneller vorankommen und deine Aufgaben auch unter Zeitdruck erfolgreich durchführen.

5. Nein sagen

Gebe dir die Erlaubnis, zu eingehenden Aufgaben, die neben dem wichtigen Projekt an dich herangetragen werden, nein zu sagen. Vor allem bei Aufgaben, die deine Priorisierungskriterien nicht erfüllen, solltest du an andere Mitarbeiter delegieren oder sie von der Wichtigkeit nach hinten schieben. Damit schaffst du dir mehr Zeit, um dich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

6. So gut wie nötig arbeiten, aber nicht perfekt

Lerne, deinen Perfektionismus zu bändigen und halte dich nicht mit den kleinen Dingen auf, die eher unwichtig sind. Um es dir bei der Durchführung von Projekten einfacher zu machen, kannst du das altbekannte Pareto-Prinzip anwenden. Das Prinzip ermöglicht es dir, dich vor allem mit den wichtigsten Aufgaben des Projekts beschäftigen. Du wirst kleinere Details, sowie Aufgaben, die für die Bewältigung des Projekts nicht essenziell sind, weglassen.

Stattdessen kannst du deine Energie und vor allem deine Zeit für die Top-Aufgaben verwenden.

Das waren sechs Tipps, die dir hoffentlich dabei helfen, Zeitdruck zu deinem Vorteil zu nutzen. Wir sind gespannt auf dein Feedback!

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