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timeghost Zeiterfassungspflicht

Arbeitszeiterfassung in Deutschland– timeghost ist das richtige Tool

Vor wenigen Tagen hat das Bundesarbeitsgericht durch eine Pressemitteilung bekannt gegeben, in der der Arbeitgeber in Deutschland zukünftig dazu verpflichtet sein soll, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.  

Diese Mitteilung bezieht sich auf §3 des ArbSchG, in dem es um die Pflichten des Arbeitgebers zur Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer während der Arbeit geht.  

Wir wollen dich und dein Unternehmen bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten und können dir bereits jetzt schon versichern, dass du mit timeghost für zukünftige gesetzliche Anpassungen bestens vorbereitet sein wirst.  

Um dir einen ersten Eindruck davon zu verschaffen, wie deine Arbeitszeiten getrackt werden können, stellen wir die Möglichkeiten von unserem digitalen Zeiterfassungstool vor. Das Besondere an timeghost ist die Integration in die Microsoft365-Arbeitsumgebung. Konkrete Beispiele findest du in den folgenden Zeilen.  

Wir zeigen dir, wie einfach und intuitiv Arbeitszeiterfassung für M365-User sein kann, wie du durch automatisierte Workflows in timeghost eine Menge Zeit beim Zeiten erfassen sparst und wie deine Arbeitszeiten ganz im Sinne des §3 ArbSchG in timeghost erfasst werden.  

Arbeitszeiterfassung in deiner cloudbasierten Arbeitsumgebung  

Den großen Vorteil, den digitale Zeiterfassungstools besitzen, ist Vernetzbarkeit zu anderen Programmen. Konkret sind das meistens automatisierte Flows, die individuell erstellt werden können. Programme wie Microsoft Power Automate oder Zapier ermöglichen die Erstellung von auf dich zugeschnittenen Workflows, sodass die Prozesse in deinem Unternehmen automatisiert werden können. Selbstverständlich helfen wir dir bei der Erstellung deiner Workflows und stehen dir für weitere Fragen zur Verfügung.  

Kontaktiere uns gerne unter [email protected].  

Registrierung mit Microsoft365-Account 

Um in den Genuss des einfachen Erfassens von Arbeitszeiten mit timeghost zu kommen, benötigst du lediglich die Mail deines Microsoft365-Accounts. Registriere dich und du wirst automatisch in die Anwendung geleitet.  

Verbinde deine M365-Programme mit dem timeghost Feed 

In der Anwendung haben wir mit dem Feed ein Feature geschaffen, mit dem du auswählen kannst, welche Microsoft-Programme mit timeghost verbunden werden sollen.  

timeghost Feed

Indem du beispielsweise den Outlook Kalender oder Microsoft Teams mit timeghost synchronisierst, werden dir deine Kalenderereignisse bzw. deine Teams-Calls direkt als Zeiteinträge angezeigt. Ordne dem Ereignis Aufgabe und Projekt zu und schon hast du deinen Zeiteintrag erstellt.  

Projekte und Aufgaben erstellen 

Um unsere Software so effektiv wie möglich zu nutzen, ist die Erstellung von Projekten und Aufgaben essentiell. Vor allem beim Buchen von Arbeitszeiten im Timer wirst du Projekt und Aufgabe einem Zeiteintrag zuweisen.  

Innerhalb eines Arbeitsbereichs können mehrere Projekte erstellt werden. In einem einzelnen Projekt kannst du mehrere Aufgaben anlegen, auf die deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit buchen können.  

Projekte und Aufgaben kannst du sowohl für interne Zwecke, als auch für die externe Durchführung von Projekte nutzen. So wird die Arbeitszeit am genauesten festgehalten und du kannst die Arbeit deines Projektteams bestmöglich auswerten. 

timeghost timer Arbeitszeiterfassung

Wir zeigen dir in diesem kurzen Setup-Guide, wie du Projekte und Aufgaben in deinem Arbeitsbereich in nur wenigen Minuten anlegen kannst, um direkt deine ersten Zeiteinträge im Timer zu erstellen.  

Zeiten erfassen im Timer 

Mit der Record-Bar kannst du Arbeitszeiten eintragen und vervollständigen. Wähle zwischen unterschiedlichen Modi aus (Start/Ende-Modus, Dauer Modus, Flexibler Modus) und halte deine Arbeitszeiten fest. Um dir das Einpflegen deiner Arbeitszeiten eben den Automatisierungsmöglichkeiten noch einfacher zu machen, haben wir mit den timeghost Vorschlägen ein weiteres großartiges Feature in unsere Software integriert.  

Unser AI-Assistent schlägt dir auf Basis deiner zuletzt gebuchten Zeiteinträge vor, was du als nächstes buchen könntest. Indem du auf das Ereignis klickst, werden Beschreibung, Projekt und Aufgabe automatisch übernommen.  

timeghost Auswertungen 

Nachdem die Arbeitszeiten in timeghost eingetragen wurden, hast du mit dem Dashboard die Möglichkeit, Arbeitszeiten auszuwerten. Mit der Filterbar kannst du dir genau die Informationen anzeigen lassen, die du gerade benötigst.  

Export-Funktion 

Außerdem kannst du durch die Export-Funktion in den Auswertungen Excel- oder CSV-Dateien erstellen und sie beispielsweise deinem Kunden, für den du gerade an einem Projekt arbeitest, zur Verfügung stellen.  

Zeiteinträge bearbeiten/ändern 

In den Details können Zeiteinträge bearbeitet werden. Hier kannst du beispielsweise Zeiteinträge auswählen und diese auf ein anderes Projekt buchen oder anderen Personen zuweisen.  

Soll-Stunden-Feature für nächstes Quartal 

Um dem User im Hinblick auf das Erfassen von Arbeitszeiten noch leichter zu machen, wird im nächsten Quartal ein Soll-Stunden Feature verfügbar sein, mit dem du Überstunden von Mitarbeitern erkennen kannst.  

Mit dem Sollstunden-Feature kannst du auf einfachste Art und Weise Lohnabrechnungen erstellen und die geleisteten Stunden nachvollziehen.  

Vor allem im Hinblick auf die gesetzlichen Anpassungen wird das Sollstunden-Feature sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer das Leben erleichtern.  

Sobald die Sollstunden in timeghost verfügbar sind, werden wir dir über unseren Newsletter und über Frill Bescheid geben.  

Wie werden Überstunden, Krankheitstage & Urlaub in timeghost aktuell behandelt?

Aktuelle Lösung bzgl. Überstunden 

Aktuell können die Überstunden über das Erinnerungen-Feature abgebildet werden. Durch die Erstellung von Erinnerungen können sowohl Überstunden als auch nicht erreichte Stunden ermittelt werden. Der User bzw. der Administrator bekommen je nach Einstellung täglich oder wöchentlich eine automatische Mail, ob der Mitarbeiter seine Stunden erreicht hat oder nicht.  

Hier bekommst du einen noch detaillierteren Eindruck über die timeghost Erinnerungen.  

Trage deine Krankheitstage & deinen Urlaub direkt in timeghost ein 

Um deinen Urlaub und deine Krankheitstage direkt zu erfassen, gehst du wie folgt vor:  

Erstelle wie im oberen Teil des Blogs beschrieben, ein neues Projekt mit dem Namen “Abwesenheiten” und lege anschließend innerhalb des Projekts jeweils eine Aufgabe mit der Bezeichung “Urlaub” und eine Aufgabe mit “Krank”. Nun können deine Workspace-Mitglieder ihre Fehltage und ihren Urlaub direkt in timeghost buchen (z.B. 8 Stunden im Projekt “Abwesenheiten” mit der Aufgabe “Krank” im Falle eines Fehltages).  

Alternative: Krankheitstage & Urlaub mit Absentify verwalten

Mit Absentify kannst du die Urlaubs- und Krankheitstage deiner Mitarbeiter verwalten. Durch übersichtliche Darstellung und eine auffallend leichte Bedienung können sowohl Mitarbeiter als auch Administratoren von Absentify profitieren. 

Die App wurde speziell für die Microsoft365-Arbeitsumgebung entwickelt und ist dadurch perfekt mit timeghost und verknüpfbar. Du kannst sie sowohl als Web-App, als auch als Tool im Microsoft Teams-App nutzen.  

Unser Resümee 

Gesetzliche Änderungen zur Zeiterfassungspflicht werden in naher Zukunft eintreten  

In der kommenden Zeit wird es einen gesetzlichen Umbruch hinsichtlich der Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland geben. Deswegen empfehlen wir dir, bereits jetzt über Möglichkeiten der Zeiterfassung für dein Unternehmen nachzudenken.  

Mit digitalen Zeiterfassungstools wie timeghost bist du auf der sicheren Seite 

Am besten ist es, ein digitales Zeiterfassungstool zu verwenden, mit dem sowohl die gesetzlichen als auch die technischen Anforderungen für die Zukunft erfüllt werden.  

Aktuell noch keine gesetzlichen Veränderungen 

Stand heute (27.09.22) gibt es allerdings noch keine genaue gesetzliche Regelung dazu, wie die Infrastruktur in Sachen Zeiterfassung auf Seiten der Arbeitgeber in Deutschland aussehen soll. Denn aktuell liegt lediglich die Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts vor.  

Sobald es Änderungen bzw. Anpassungen in diesbezüglich veröffentlicht werden, informieren wir dich selbstverständlich über unsere Webseite oder unseren Newsletter! 

Teste timeghost kostenlos für 14 Tage! 

Probiere unsere Software gerne in der  14-tägigen Testphase aus oder buche über diesen Link direkt eine Live Demo, in der wir dir die Anwendung zeigen und alle Fragen, die du im Hinblick auf unser Tool hast, beantworten! 
Wir freuen uns auf dich! 

timeghost in weniger als 10 Minuten einrichten 

In diesem Beitrag siehst du eine Kurzanleitung, wie du timeghost in nur wenigen Minuten bereits in deinem Unternehmen bzw. Team nutzen kannst. 

Hole dir die timeghost Teams App 

Du musst lediglich die Teams App direkt aus dem AppSource Store in der Anwendung installieren. Die App enthält alle Funktionen, die du vom Web-Client kennst, und da du dein Office 365-Konto für den Zugriff auf timeghost verwendest, bist du in wenigen Sekunden fertig. 

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