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5 Fehler der Projektplanung

5 Fehler bei der Projektplanung

„By failing to prepare, you prepare to fail“

– Benjamin Franklin

Die Projektplanung legt für die Umsetzung von Projekten den Grundstein, um erfolgreich in der Durchführung zu sein. Tust du das nicht oder wählst du die falschen Ansätze, ist das Projekt bereits vor der Umsetzung zum Scheitern verurteilt.

Fast nur ein Drittel aller Projekt können erfolgreich (pünktlich und im Rahmen des Budgets) absolviert werden. Dabei kannst du durch eine gute und effektive Projektplanung viele Faktoren berücksichtigen und bereits im Vorfeld dafür sorgen, dass Fehler vermieden werden.

Wir zeigen dir, welche 5 Fehler in der Projektplanung vermieden werden sollten und wie du bei der Planung von Projekten vorgehen solltest.

Das Wichtigste zuerst:

Der größte Fehler ist, sich wenig bis gar nicht mit der Planung von Projekten zu beschäftigen!

1. Selbstüberschätzung

Insbesondere bei Projektplanungen von eher Unerfahrenen, wie beispielsweise Existenzgründern, treten immer wieder Fehler auf, die sich darin begründen, dass sich der Projektplaner schlichtweg überschätzt.

So wird beispielsweise der Umfang der eigenen Arbeitsleistung, die vorhandene Erfahrung oder auch das verfügbare Kapital wesentlich höher eingestuft als tatsächlich vorhanden. Als Folge der Überschätzung könnte der Rebound-Effekt eintreten. Vor allem bei zu großen, unrealistischen Plänen und Zielen, nimmt die Motivation bei Nicht-Erreichung stark ab.

2. Kein Projektziel definieren

Ineffektive Kommunikation tritt häufiger als Ursache für das Scheitern eines Projekts ein, als wir denken. Der erste Schritt einer klaren Kommunikation in einem Projekt sollte darin bestehen, das Ziel und den Zweck des Projekts zu definieren und allen Teammitgliedern genau zu vermitteln.

Stelle daher sicher, dass du mit deinem Team ausführlich darüber redest, warum das Projekt wichtig ist, was es dem Unternehmen bringt und was seine Ziele sind, bevor ihr tiefer in die Planung einsteigt.

3. Die Planung alleine durchführen

Falls du als Projektleiter glaubst, dass du für die Projektplanung keine Hilfe benötigst, wirst du dich täuschen.

Indem du als Projektleiter dein Team in die Planung involvierst, wird das Projekt unterschiedlich davon profitieren.

Einerseits werden durch die mehrköpfige Planung unterschiedliche Perspektiven präsentiert, die alle mit in den Projektplan mit einfließen. Darüber hinaus vergrößert sich das Wissen durch die Erfahrungen, die das Team bei der Planung und Umsetzung von Projekten bereits gesammelt hat.

Der größte Vorteil der gemeinsamen Planung ist allerdings der, dass sich die Mitglieder mit dem Projekt identifizieren können und durch die Beteiligung in der Planung auch die Motivation bzw. das Kommittent haben, das Projekt termin- und fachgerecht auszuführen.

4. Auf das Risikomanagement verzichten

Der Entwurf einer Risiko-Management-Strategie kann für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten ebenfalls sehr wichtig sein. Eine Studie belegt, dass offizielle Risikomanagement-Strategien zu einem größeren Erfolg führen.

Stelle vorerst sicher, dass gegen die üblichen Risiken, die innerhalb eines Projektes entstehen können, vorgesorgt hast. Dazu gehören beispielsweise die genannten Projektplanungsfehle, wie unrealistische Zeitpläne durch Selbstüberschätzung oder Definition des Projektziels und des Projektumfangs.

Beurteile bei der Risikomanagement-Strategie, wie hoch jedes Risiko ist und wie groß die Auswirkungen auf das Projekt sein könnten. Überlege dir in deinem Team anschließend Notfallpläne und entwickle Szenarien, sodass du im Ernstfall schnell auf Änderungen reagieren kannst, um das Projekt wieder in die richtige Bahn zu lenken.

5. Keine Anforderungen festlegen

Auch wenn die Vision für euer Projekt festgelegt wurde, kann die fehlende Definition von Anforderungen bei der Planung zum Scheitern des Projekts führen.

Deswegen ist es umso wichtiger, bereits bei der Planung die Anforderungen in Abstimmung mit dem Kunden festzulegen.

Eine Möglichkeit, Anforderungen festzuhalten, ist einen Anforderungskatalog für jeden Mitarbeiter zu entwerfen, sodass seine Aufgaben sich daraus ableiten können.

Mit unserem Projektzeiterfassungstool timeghost kannst du aus den Anforderungen Aufgaben in den Projekten erstellen und sie den betreffenden Personen zuordnen. Durch Berechtigungen, die du individuell vergeben kannst, kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten beispielsweise nur auf die auf ihm zugeteilten Aufgaben buchen.

Die Definierung der Anforderungen sorgt im Vorfeld des Projekts für die notwendige Übersicht und Struktur und geben deinem Team eine genauere Darstellung des Projektumfangs.

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Du musst lediglich die timeghost Teams App direkt aus dem AppSource Store in der Anwendung installieren. Eine Anleitung dazu findest du hier. Die App enthält alle Funktionen, die du vom Web-Client kennst, und da du dein Office 365-Konto für den Zugriff auf timeghost verwendest, bist du in wenigen Sekunden fertig.

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