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Cross-departmental project management - making it work!

Abteilungsübergreifendes Projektmanagement – damit funktioniert es!

„Bei uns weiß die rechte Hand nicht, was die linke tut“.

oder

„Dafür bin ich nicht verantwortlich!“

Sicher hast du diese Sprüche schon selbst in deinem Unternehmen gehört – klassische Sätze von Silodenken. In Unternehmen soll das klassische Silodenken vermieden werden. Dennoch finden sich immer wieder Beispiele, in denen durch das Fehlen von abteilungsübergreifendem Denken Prozesse nicht effektiv stattfinden können.

Kollaborative Arbeit fördern steht bei Unternehmen ganz oben, doch die Realität spiegelt meistens nicht den Wunsch des Unternehmens wider.

Wie können wir es also schaffen, Projekte abteilungsübergreifend durchzuführen, ohne dabei an Effizienz einbüßen zu müssen?

Das beantworten wir dir in diesem Blog. Wir geben dir Tipps, die dir bei der abteilungsübergreifenden Projektarbeit weiterhelfen werden! Sei gespannt!

Auf der Strecke bleibende Potenziale sind schwer messbar

Die große Herausforderung für Unternehmen und vor allem für Führungskräfte ist es, die Effizienz, die durch das Silodenken auf der Strecke bleibt am Ende eines Projekts oder eines Geschäftsjahres messbar darzustellen. Das Problem ist, dass KPI’s nicht wiederspiegeln können, was durch fehlende Zusammenarbeit von Abteilungen liegengeblieben ist. Dennoch spiegeln sich diese nicht genutzten Potenziale in der Abrechnung bzw. dem Gewinn von Projekten wider.

Abteilungsübergreifende Führung ist gefragt

Es ist die Aufgabe von Projektleitern bzw. Personen in Führungspositionen, ihr Projektteam bzw. ihre Mitarbeiter für abteilungsübergreifendes Arbeiten zu sensibilisieren bzw. ihnen bewusst zu machen, dass Abteilungen miteinander arbeiten und nicht getrennt voneinander. Denn wenn es einmal zu Projekten kommt, die abteilungsübergreifend durchgeführt werden, muss mit fehlender Offenheit und fehlendem „Out-of-the-box-Denken“ einiges an Potenzial eingebüßt werden.

Damit erzeugst du Diversity-Power, denn offensichtlich sitzen beispielsweise in der IT-Abteilung andere Persönlichkeitstypen wie in der Vertriebs- oder Personalabteilung. Diese Effekte kannst du für dich und dein Projekt nutzen, um noch mehr Ideen und Meinungen zu generieren.

4 Tipps, wie du die Vorteile von abteilungsübergreifendem Arbeiten als Projektmanager bestmöglich nutzt

1. Bringe Menschen abteilungsübergreifend zusammen

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Vertrauen ist ein wesentlicher Bestandteil für gute Zusammenarbeit im Team. Um solche vertrauensvollen Beziehungen aufbauen zu können, müssen teamübergreifende Mitglieder Zeit miteinander verbringen, sich kennenzulernen.

Im Büro werden selbstverständlich andere Strategien verwendet als in der stärker werdenden Remote-Arbeit. In beiden Szenarien können allerdings Aktivitäten durchgeführt werden, die zwischenmenschliche Verbindungen aufbauen, um Teammitglieder aus verschiedensten Abteilungen zusammenzubringen.

Aktivitäten für das Büro:

– Gemeinsames Mittagessen
– Escape Room
– Bowling
– Hochseilgarten

Remote-Aktivitäten für den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen:

• Virtual-Reality-Spiele
• Online-Escape-Room
– Digitale Weinverkostung

2. Ausreichend Puffer einplanen

Selbst die besten Pläne können Veränderungen und Anpassungen hervorrufen. Das sind übrigens zwei Faktoren, die du stets in Form von zusätzlichem Puffer in die eigentliche Projektplanung einbeziehen solltest. Rechne mit Verzögerungen. Unerwartete Krankmeldungen oder eine länger als geplant andauernde Aufgabe können Gründe für eine Verlängerung der Projektzeit sein.

Die Einführung agiler Arbeitsmethoden kann auch bei der realistischen Planung helfen. Indem Sie Projekte in Sprints unterteilen, werden Sie besser einschätzen können, wie lange bestimmte Aufgaben dauern und die Zeitpläne entsprechend anpassen.

3. Befähige dein Team, das Beste zu geben

Es mag für einige Projektmanager schwierig umzusetzen zu sein, aber wer seinen Teammitgliedern die Freiheit gibt, selbst zu entscheiden, wie sie ihre Arbeit angehen möchten, wird positiv überrascht sein, wie sich das auf Qualität und Geschwindigkeit des Outputs auswirkt. Ein Teil besteht ebenfalls darin, Teams in ihrer individuellen Arbeitsweise zu unterstützen – von traditionellem Projektmanagement über Lean-Agile-Arbeiten bis hin zu einem hybriden Mix aus Beidem.

4. Nutze timeghost für den optimalen Überblick der Arbeitszeiten deiner Projektmitarbeiter

Durch eine gute Zeiterfassung bekommen Projektmitglieder und vor allem Projektmanager einen Überblick und transparente Einblicke in die einzelnen Aufgaben der Projektmitglieder, die an dem Projekt beteiligt sind. Zudem können aussagekräftige Auswertungen vorgenommen werden, aus denen gezielte Anpassungen vorgenommen werden können.

Zeiterfassung timeghost Dashboard

Abteilungsübergreifende Projekte transparent, übersichtlich und aussagekräftig abbilden

Für abteilungsübergreifende Projektarbeit ist timeghost ein großartiges Tool, um den Überblick nicht zu verlieren. Denn die Kommunikation und der regelmäßige Austausch über den Fortschritt und den aktuellen Stand des Projekts ist über mehrere Abteilungen hinweg eine große Herausforderung. Vor allem, wenn du als Projektmanager wissen willst, an welchen Aufgaben gerade welche Mitarbeiter arbeiten, um das Projekt zu steuern.

Statt jede Person einzeln zu fragen, kannst du beispielsweise das timghost Team Activity Feature nutzen, in dem dir die letzten 25 Zeiteinträge von Projektmitglieder angezeigt werden. Oder du gehst in das Dashboard und suchst dir durch die Filterbar genau die Information, die du bekommen möchtest.

timeghost-Teamaktivität

Wenig Zeit fürs Zeiten erfassen aufwenden und dich auf das Projekt konzentrieren

timeghost stellt dabei eine super leicht zu bedienende Projektzeiterfassung dar, mit der Nutzer wenig Zeit mit manuellem Eintragen verbringen müssen. Stattdessen werden Arbeitszeiten automatisch für dich erfasst. Du ordnest sie lediglich einem Projekt und der darin enthaltenen Aufgabe zu.

Teste die Vorteile von timeghost völlig kostenlos und unverbindlich

Um dir selbst ein Bild davon zu machen, welche vielen Vorteile unser Zeiterfassungstool für Microsoft365-User noch bietet, empfehlen wir dir, timeghost 14 Tage kostenlos zu testen, eine Live-Demo zu buchen und mit uns in den Austausch zu gehen. Wir helfen dir mit unserem großartigen Support-Team bei allen Themen rund um Projektzeiterfassung sehr gerne weiter! Schreibe uns einfach eine kurze Mail an [email protected]

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Lade dir die timeghost App für Cisco Webex hier herunter, folge den obigen 4 Schritten und probiere es gleich aus!

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