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función de facturación de timeghost

Cómo hacer un seguimiento adecuado a la facturación de proyectos

Para tí, como administrador de proyectos, la gestión de la facturación representa un factor muy importante a la hora de llevar a cabo tus proyectos. En definitiva, tú y sobre todo el cliente quieren saber cuánto tiempo se empleó en cada tarea, cuánto duró el proyecto y por último cuánto le costó al cliente.

En timeghost, puedes registrar tus tareas dentro de los proyectos como tiempo de trabajo y a la vez clasificarlas como facturables o no facturables. Pero más adelante hablaremos de ello. En primer lugar, aclaremos en qué se diferencian estos dos términos.

¿Qué significa facturable?

Definimos las tareas «facturables» como aquellas que pueden asignarse directamente al proyecto del cliente correspondiente. En otras palabras, cada tarea que se realiza durante la investigación o la ejecución del proyecto, se registra como «facturable» dentro del mismo.

¿Qué es lo no facturable?

Las tareas que no pueden asignarse directamente al proyecto no son facturables.

¿Cómo diferenciar las horas de trabajo facturables/no facturables?

Este artículo de Freshworks utiliza ejemplos concretos para diferenciar las tareas facturables de las no facturables.

Facturable:

– Ejecución del trabajo concreto que permita la conclusión del proyecto.

– Planificación del proyecto.

– Elaboración de la agenda del proyecto.

– Conducción de la investigación.

– Asistencia a reuniones.

– Leer y responder a los correos electrónicos del trabajo.

– Revisión del trabajo presentado al cliente, a petición del mismo.

No facturable:

– Desarrollar propuestas de nuevos trabajos.

– Presentación de nuevos trabajos a los clientes.

– Consultas y reuniones que tienen lugar antes de firmar un contrato.

– Cursos de formación que se aplican a tu negocio más allá del proyecto de un solo cliente.

– Eventos sociales y de creación de equipos.

– Eventos en red.

– Trabajos que van más allá del alcance del proyecto, como se indica en tu contrato.

– Corrección de los errores evitables.

– Facturación, procesamiento de pagos y realización de otras tareas administrativas.

Freshworks ha creado preguntas que ayudan a tu equipo a diferenciar entre tareas facturables y no facturables.

– ¿El tiempo que dedico a esta tarea ayuda a que el proyecto esté más cerca de completarse?

– ¿El tiempo dedicado a la tarea es más beneficioso para mí que para el cliente?

– ¿La tarea en la que estoy inmerso está incluida específicamente en el contenido del trabajo que se indica en el contrato?

– ¿El tiempo empleado en completar la tarea está relacionado con una petición del cliente o se debe a un error mío?

Realiza un seguimiento con la función de facturación de timeghost

Con la función de facturación de timeghost podrás distinguir, al registrar tus horas de trabajo, entre facturables y no facturables. De este modo, te ofrecemos diferentes posibilidades para reflejar la rentabilidad de tus proyectos.

Establezca la facturación directamente al crear los proyectos

Para establecer automáticamente «facturable» o «no facturable» al introducir los proyectos en el temporizador, puedes especificar la facturación directamente al crear proyectos individuales. En estos pasos crearás tu proyecto:

1. Haz clic en «Proyectos» sobre el lado izquierdo.

2. Del lado izquierdo, pulse en «Crear proyecto».

3. Completa los espacios vacíos.

4. Pulsa en «Ajustes adicionales» para especificar el proyecto.

5. Haz clic en «Crear proyecto».

proyectos timeghost

En los Ajustes Adicionales, puedes definir la facturación de todo el proyecto. Tienes la posibilidad de seleccionar entre «facturable» o «no facturable». (ver foto).

Si ahora introduces tus horas de trabajo en el temporizador y seleccionas el proyecto correspondiente, la facturación definida se asignará automáticamente a la tarea y tu tarifa horaria definida en timeghost se cargará con las horas de trabajo reservadas.

Por supuesto, también puedes cambiar manualmente la facturación en el temporizador.

Introducir manualmente la facturación de la tarea

Si tiene proyectos en los que algunas tareas son facturables y otras no, puedes hacer clic en el icono de facturabilidad en el temporizador (facturable) o no (no facturable). Al crear los proyectos, la facturación se establece por defecto como no facturable.

Por ejemplo, para los proyectos y tareas internas de la empresa, tendría sentido un proyecto no facturable con ajuste manual a facturable en el temporizador.

La facturación de timeghost en la sección de Timer

Opciones de evaluación

La asignación periódica de sus tiempos de trabajo a los proyectos y tareas correspondientes le proporciona a usted y a sus clientes una visión general transparente de las diferentes etapas de los proyectos.

función de exportación de timeghost para una mayor transparencia

Envíe a sus clientes informes a través de Xls. o CSV. y dejar que participen en la ejecución de sus proyectos. Seleccione el período apropiado en el tablero, haga clic en el botón de exportación y decida el formato en el que desea exportar los informes.

función de facturación de timeghost - función de exportación

La función de facturación como posibilidad de evaluación interna

Con los datos de los tiempos de trabajo registrados, no sólo ves el tiempo que has trabajado. También puede llevar a cabo otras evaluaciones sobre la facturabilidad de sus proyectos.

Por ejemplo, después de un proyecto, puede ver qué tarea dentro del proyecto le llevó más tiempo y optimizarla. Si el intercambio habitual con el cliente era un gran consumidor, se puede pensar en cómo podría haber ocurrido esto.

Para futuros proyectos, puede tomar medidas para mejorar la comunicación entre el cliente y su equipo de proyecto sin comprometer la satisfacción del cliente. Además, también puede calcular mejor para futuros proyectos, porque puede ver los costes/ingresos correspondientes del proyecto.

Pruebe nuestra herramienta de seguimiento del tiempo y controle sus horas de trabajo facturables/no facturables

Con la opción de prueba gratuita de 14 días, puedes experimentar sin costes todas las ventajas que timeghost te ofrece y adquirir una primera impresión del software.

Aquí aprenderá la mejor manera de empezar a utilizar timeghost para que el software le ofrezca inmediatamente un valor añadido.

Si tienes alguna pregunta sobre el software, no dudes en contactarte con nosotros [email protected].

Obtén la App de timeghost Teams

Sólo tienes que instalar la App de timeghost Teams directamente desde la tienda AppSource en la aplicación. Puedes encontrar un manual sobre cómo hacerlo aquí. La app de timeghost incluye todas las funciones que conoces del cliente web y como utilizas tu cuenta de Office 365 para acceder a timeghost estás listo y listo en solo unos segundos.

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