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6 pasos para afrontar la presión del tiempo

6 pasos para afrontar la presión del tiempo

Debido a los ajustados plazos y a las elevadas exigencias de los clientes, puede darse el caso de que el desarrollo del proyecto se lleve a cabo de forma estresante. En consecuencia, tanto la salud de los empleados como la calidad del mismo se resienten.

En primer lugar, la mejor manera de hacer frente a la presión del tiempo es evitar que se produzca. Sin embargo, esto es casi imposible de eludir en la gestión de proyectos. Por eso es aún más importante que sepas lidiar con la presión del tiempo. La puedes utilizar en tu beneficio y el de tu equipo de proyectos.

En este blog, te mostraremos qué medidas debes tomar en situaciones estresante y qué consejos puedes utilizar para convertir la presión del tiempo resultante en una ventaja.

1. Mantén la calma, disminuye los niveles de estrés.

Antes de empezar a luchar contra la presión del tiempo, debes mantener la calma. Esto parece fácil, pero ayuda en muchas situaciones. Cuanto más te dejes llevar por el ajetreo, más improductivo y desconcentrado estarás a la hora de abordar las tareas que tienes por delante. Si tomas un respiro y te permites unos minutos de tranquilidad, podrás reducir el estrés que ha surgido y despejar tu cabeza.

2. Observa el panorama desde lo alto

Una vez que tengas la cabeza despejada y hayas bajado tu nivel de estrés, te conviene adoptar una «visión de pájaro» y mirar el proyecto desde la distancia. Sitúate en la piel de una persona ajena al proyecto y evalúa su estado actual. La mayoría de las veces, puedes quitarte un poco de presión y concentrarte en las tareas que tienes por delante.

Simultáneamente, podrás plantearte el peor escenario posible preguntándote: ¿Qué es lo peor que puede pasar?

Esto te ayudará a estar preparado para todas las situaciones, a mantener la calma y pensar con claridad incluso en las etapas más complicadas.
Sin embargo, la mayoría de las veces, descubrirás que ni siquiera esos escenarios merecen toda la presión del tiempo.

3. Planifica

Una vez que hayas evaluado el proyecto y la situación actual, el siguiente paso es elaborar un plan que se adapte a la situación actual y que te lleve a tu objetivo de la forma más rápida y eficaz posible. Un buen plan sirve de hilo conductor desde el estado ACTUAL del proyecto hasta el estado OBJETIVO: la conclusión exitosa.

«Una hora de planificación puede ahorrarte 10 horas de trabajo».

Dale Carnegie

Especialmente cuando te enfrentas a la presión del tiempo, un buen plan adaptado a la situación actual del equipo del proyecto es una de las formas más eficaces de mantener en marcha el mismo.

4. Implementa – monotarea

Al poner en marcha un plan y hacer que las cosas sucedan, la presión del tiempo disminuye automáticamente. Porque en ese momento ya estás trabajando en las tareas que te acercarán al objetivo, es decir, la consecución de tu proyecto. Para ello, concéntrate siempre en una sola tarea.

Aunque el día puede ser estresante y tienes mil cosas que hacer, céntrate firmemente en completar una tarea antes de pasar a la siguiente. Esto te ayudará a avanzar más rápido y a realizar tus funciones con éxito incluso bajo la presión de tiempo.

5. Di que no

Al margen del proyecto importante, date permiso para decir que no a las tareas entrantes que se te presenten. Especialmente en el caso de las funciones que no cumplen tus criterios prioritarios; debes delegarlas a otros empleados o hacerlas retroceder en importancia. Así tendrás más tiempo para centrarte en las cosas importantes.

6. Trabaja tan bien como sea necesario, pero no perfecto

Aprende a frenar tu perfeccionismo y no te fijes en las pequeñas cosas que no tienen importancia. Para facilitarte el trabajo en la realización de proyectos, puedes aplicar el conocido principio de Pareto. Este principio te permite centrarte en las tareas más importantes. Dejarás de lado los detalles más pequeños, así como las tareas que no son esenciales para llevar a cabo el proyecto.

En lugar de eso, podrás dedicar tu energía y, sobre todo, tu tiempo a las funciones más importantes.

Estos son seis consejos que esperamos te ayuden a utilizar la presión del tiempo a tu favor. Esperamos tus comentarios.

No dudes en consultar nuestros otros artículos del blog o experimentar nuestra herramienta del seguimiento automatizado del tiempo de los proyectos durante 14 días gratis.

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