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4 solutions to the biggest agency challenges

4 soluciones para los principales retos de las agencias

Personal sobrecargado de trabajo, honorarios cada vez más bajos, cumplimiento de plazos cortos, gestión de múltiples proyectos o fijación de precios: todos los retos a los que tienen que enfrentarse las agencias en el mundo actual. Quien piense que trabajar en una agencia es fácil se equivoca.

Los desafíos diarios que tienen que gestionar las organizaciones y sus empleados son enormes. Por lo tanto, es importante hacerse siempre la pregunta. ¿Cómo se pueden resolver de la mejor manera posible los problemas que existen actualmente en las agencias?

Hoy te presentamos los principales desafíos a los que se enfrentan y te ofrecemos las opciones disponibles para resolverlos.

1. Seguimiento del tiempo

Para poder planificar el trabajo de la mejor manera posible, no basta con visualizar las tareas asignadas. A través de herramientas de seguimiento del tiempo como timeghost, puedes ver cuántas horas trabajaron los empleados en un proyecto, en qué tarea y a qué proyecto estaban asignados durante ese tiempo.

Especialmente en el sector de las agencias, en el que la gestión de varios proyectos no es infrecuente, el registro de las horas de trabajo adquiere un significado completamente diferente y puede ser realmente un salvavidas.


Como gestor de proyectos -con el seguimiento del tiempo basado en proyectos- no sólo puedes asignar las tareas a las personas adecuadas, sino que también es posible realizar evaluaciones para mejorar o ajustar los flujos de trabajo en el proceso. La representación cuantificable de todo el proyecto llevará automáticamente el trabajo de tu equipo a un nuevo nivel.

Con nuestros 14 días de prueba gratuita podrás examinar timeghost. Pruébalo, ¡te encantará!

2. Retención de los empleados

Debido a los ajustados plazos, la sobrecarga de los trabajadores no es infrecuente. En consecuencia, la rotación de personal en el sector de las agencias es también muy elevada. Por un lado, el coste de la incorporación de un nuevo empleado es caro y, por otro, el nuevo funcionario tiene que adaptarse primero a la nueva función y no puede igualar inicialmente el rendimiento de su predecesor.

A menudo ocurre que los nuevos empleados abandonan la agencia antes del momento en que es rentable para la empresa.

Crear una cultura corporativa

Por lo tanto, es aún más importante establecer una cultura corporativa con valores con los que los empleados puedan identificarse. Con tan solo escribirlas y poner un póster en la pared de la oficina, ni siquiera la mejor filosofía empresarial servirá de nada.

Es importante que ellos encarnen estos valores y los lleven al mundo exterior. Si estos valores se establecen dentro de la agencia, los funcionarios también encontrarán más fácil identificarse con la empresa e idealmente permanecerán en ella durante varios años.

3. Evitar la reelaboración

Los clientes suelen querer ajustes u optimizaciones de proyectos ya realizados. Sin embargo, las horas adicionales implicadas ya no figuran en el presupuesto real. El retrabajo es un lastre para la optimización de la agencia. También le quitan tiempo a los nuevos proyectos que realmente generan dinero.

¿Cómo se puede superar este importante reto para el sector?

La trazabilidad es el camino para mejorar las tarifas y facilitar las negociaciones. Si tienes acceso a los datos de cada proyecto, puedes compartir la información sobre cuántas horas se han necesitado y cuántos recursos utilizaron como un nuevo punto de discusión.

Una herramienta de seguimiento del tiempo como timeghost puede darte justo esta información de forma clara y transparente para que puedas estar seguro de que todo es correcto, especialmente en lo que respecta a la facturación de las horas del proyecto.

4. Utilizar la tecnología

Con tanta tecnología a nuestra disposición en estos tiempos, es casi inevitable analizar con detenimiento la optimización del trabajo a través del software. Especialmente en el ámbito de la mejora de los procesos, disponemos ahora de ingeniosas aplicaciones que nos ahorran mucho tiempo y bucles innecesarios.

Sin embargo, también es importante evaluar las numerosas herramientas y definir los criterios de exigencia para asegurarse de que la inversión merece la pena.

Automatización de procesos

La inserción automatizada e intuitiva de las horas de trabajo reduce drásticamente el esfuerzo manual de la introducción. Con Microsoft Power Automate, la API de Microsoft Graph o Zapier puedes conectar casi cualquier programa a timeghost e integrar nuestra herramienta de seguimiento del tiempo perfectamente en tu entorno de trabajo.
Estaremos encantados de ayudarte

Dado que llevamos más de 20 años en el negocio de los proyectos especializados en entornos Microsoft, estaremos muy contentos de ayudarte a crear el tuyo. De lo contrario, puedes obtener una primera impresión de cómo crear flujos de trabajo con Power Automate aquí.

Esperamos poder ayudarte como agencia a hacer frente a los retos actuales y futuros. Tenemos curiosidad por conocer tu opinión y estamos deseando que se produzca el intercambio.

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