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5 errores en la planificación de proyectos

5 errores en la planificación de proyectos

«Si no te preparas, te expones al fracaso»

– Benjamin Franklin

La planificación sienta las bases para que los proyectos tengan éxito en su ejecución. Si no se hace esto o se eligen los enfoques equivocados, el proyecto está condenado a fracasar incluso antes de su ejecución.

Casi sólo un tercio de todos ellos pueden completarse con éxito (a tiempo y dentro del presupuesto). Con una buena y eficaz planificación, se pueden tener en cuenta muchos factores y garantizar que se eviten los errores de antemano.

Te mostraremos cuáles son los 5 errores que hay que evitar en la planificación de proyectos y cómo debes proceder a la hora de hacerlo.

Primero lo primero:

El mayor error es dedicar poco o nada de tiempo a la planificación de los proyectos.

1. Sobrevalorarse

Especialmente en el caso de la planificación de proyectos por parte de personas más bien inexpertas, como es el caso de las empresas de nueva creación, se producen una y otra vez errores que se basan en el hecho de que el planificador simplemente se sobreestima.

Por ejemplo, el alcance del propio trabajo, la experiencia existente o incluso el capital disponible se valoran mucho más de lo que realmente son. Como resultado de la sobreestimación, podría producirse el efecto rebote. Especialmente si los planes y objetivos son demasiado grandes y poco realistas, la motivación disminuye considerablemente si no se consiguen.

2. No definir el objetivo del proyecto

Más a menudo de lo que pensamos, la comunicación ineficaz es una causa de fracaso de los proyectos. El primer paso de una comunicación clara en un proyecto debe ser definir y trasmitir con precisión el objetivo y la finalidad del proyecto a todos los miembros del equipo.

Por tanto, asegúrate de hablar con tu equipo en detalle sobre por qué es importante el proyecto, qué aportará a la empresa y cuáles son sus objetivos antes de profundizar en la planificación.

3. Planificar por cuenta propia

Si como gestor de proyectos, piensas que no necesitas ayuda para la planificación del proyecto, te vas a equivocar.

Como director del proyecto, al implicar a tu equipo en su planificación, los beneficios para el mismo serán diferentes.

Por un lado, el hecho de que haya varias personas planeando aportará diferentes perspectivas, que se incorporarán al diseño del proyecto. Por otro lado, los conocimientos aumentan como resultado de la experiencia que el equipo haya adquirido en la planificación y ejecución de otros proyectos.

Sin embargo, la mayor ventaja de la planificación conjunta es que los miembros pueden identificarse con el proyecto y, al participar en la planificación, también tienen la motivación o el compromiso de ejecutarlo a tiempo y de forma profesional.

4. Eliminar la gestión de riesgos

El diseño de una estrategia de gestión de riesgos también puede ser muy importante para el éxito de un proyecto. Un estudio muestra que las estrategias formales de gestión de riesgos conducen a un mayor acierto.

De momento, asegúrate de haber tomado precauciones contra los riesgos más comunes que pueden surgir en un proyecto. Entre ellos se encuentran los mencionados fallos de planificación del proyecto, como los calendarios poco realistas -debidos a la sobreestimación- o la definición del objetivo y el alcance del proyecto.

En la estrategia de gestión de riesgos, evalúa el nivel de cada riesgo y la magnitud de su impacto en el proyecto. En equipo, consideren los planes de contingencia y desarrollen escenarios para que, si se produce una emergencia, puedan responder rápidamente a los cambios para volver a encarrilar el proyecto.

5. No establecer requisitos

Aunque se haya establecido la visión del proyecto, no definir los requisitos durante la planificación puede hacer que el proyecto fracase.

Por eso es aún más importante definir los requisitos -en consulta con el cliente- durante la fase de planificación.

Una forma de registrar los criterios es crear un catálogo de requisitos para cada empleado, de modo que sus tareas puedan derivarse de él.

Con nuestra herramienta de registro del tiempo de los proyectos, timeghost, puedes crear tareas en los proyectos a partir de los requisitos y asignarlas a las personas correspondientes. A través de las autorizaciones -que puedes realizar individualmente- el empleado puede, por ejemplo, asignar las horas de trabajo sólo en las tareas que se le han asignado.

La definición de los requisitos proporciona la visión general y la estructura necesarias antes de iniciar el proyecto y ofrece al equipo una representación más precisa de su alcance.

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