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gestionar mejor los recursos

4 consejos para gestionar mejor los recursos

Aprovechar al máximo los recursos es una de las habilidades más solicitadas que se esperan en los gestores de proyectos. Si se gestionan adecuadamente los recursos, los proyectos pueden llevarse a cabo de forma más eficaz y rentable.  

Tenemos 4 consejos prometedores para llevar la gestión de tus recursos al siguiente nivel.  

¿Qué es la gestión de recursos? 

La gestión de recursos consiste en planificar y desplegar los distintos medios para aumentar la eficacia. 

¿Cuáles son los principales recursos que intervienen en la gestión de proyectos? 

  • Personal 
  • Dinero 
  • Equipo de trabajo 
  • Infraestructura 
  • Tiempo 

Pero ahora, 4 consejos claves y aplicables sobre cómo llevar la gestión de tus recursos al siguiente nivel. 

1. Desarrollar una estructura 

Independientemente de la fase en la que se encuentre tu empresa, deberías dedicar el tiempo suficiente a crear una estructura de esquema estratégico en la que establezcas tus objetivos y definas componentes medibles para ellos.  

He aquí algunas preguntas que te ayudarán a aclarar la forma de asignar tus recursos:  

  • ¿Qué quieres alcanzar con tu equipo? 
  • ¿Cómo se medirá su éxito? 
  • ¿Estás trabajando en las áreas correctas con tu equipo? 
  • ¿Qué es lo que no te ayudará a tener éxito? 

2. Planificar lo imprevisto 

No nos gustan las peticiones imprevistas. Sin embargo, dependiendo del proyecto, se producen regularmente. Puede surgir una situación en último momento que requiera apoyo. 

Sin embargo, la reacción típica es que el trabajo se te va completamente de las manos y ya no puedas concentrarte en la tarea que tienes por delante. En consecuencia, te sientes cada vez más infeliz porque sientes que el tiempo se te escapa y pierdes la noción de los plazos en un proyecto importante.  

La solución: incluye el trabajo imprevisto como parte de tu plan de gestión de recursos.

Si haces un seguimiento del trabajo de tu equipo (con timeghost, por supuesto), puedes hacerte una buena idea de cuánto tiempo se suele dedicar a las peticiones de última hora. Si esa cifra se sitúa en torno al 20%, deberás tenerlo en cuenta en tu plan de recursos.  

Lógicamente, esto significa que probablemente podrás organizar con menos rigor a los miembros de tu equipo. Sin embargo, al tener en cuenta las solicitudes imprevistas, se obtiene una imagen más realista de cómo se desarrollará el proyecto en última instancia y de la capacidad de tu equipo para realizarlo.  

Fuente: Gartner 

3. Considerar los efectos secundarios  

Durante el proyecto, lo más importante es mantener la perspectiva y encontrar claridad o respuestas a las siguientes preguntas:  

  • ¿Cuánto trabajo se realizó hasta ahora? 
  • ¿Hay alguna previsión para las próximas semanas? 
  • ¿Cómo progresa el labor?  
  • ¿Es suficiente el equipo actual para ejecutar el proyecto con éxito? 
  • ¿Se necesitará personal adicional y, en caso afirmativo, qué experiencia deben aportar los nuevos colegas? 

Con nuestra herramienta de registro del tiempo de los proyectos, estas preguntas pueden responderse parcialmente. 

A través de nuestras funciones de filtrado en el Tablero de Mandos, se obtiene una visión clara de las horas de trabajo de los miembros del equipo y se pueden sacar conclusiones para la futura dirección del proyecto.  

Gestión de recursos con el Tablero de Mandos de timeghost

Así optimiza timeghost la gestión de recursos de tus proyectos: 

  • Registra las horas de trabajo tuyas y de los miembros de tu equipo 
  • Asigna las horas de trabajo a los proyectos correspondientes y a las tareas que contienen. 
  • Consigna los presupuestos de los proyectos dentro de timeghost  
  • Registra los salarios por hora de los empleados 
  • Transfiere las tareas de forma individual a los miembros del equipo seleccionado 
  • Mide la rentabilidad de los proyectos 

Todos estos datos se pueden visualizar en gráficos y listas claras que ayudan a utilizar los recursos: tiempo, dinero y personal de forma óptima.  

Gestión de recursos con la función Rentabilidad de timeghost

Pruébalo y trabaja con tu equipo de forma aún más eficiente. ¡Aquí puedes experimentar timeghost con todas sus funciones durante 14 días de forma gratuita 

Gestión de recursos con la función Temporizador de timeghost

4. Registrar las horas de trabajo de los empleados 

Esto es muy fácil con timeghost:  

Graba cuántas veces necesites (tú y tu equipo) las horas para los proyectos de trabajos repetitivos y evalúalos después. Sobre todo, no tendrás que hacer casi nada. Tus horas de trabajo se registran parcialmente de forma automática y se muestran directamente en timeghost como entradas de tiempo. Con sólo unos pocos clics habrás registrado tus tiempos de trabajo y podrás hacer que el software los evalúe.  

Esto te permitirá optimizar y ajustar constantemente tus proyectos. 

Conclusión

Con la programación correcta de tus recursos podrás establecer un sistema que te permita tener éxito en los proyectos posteriores y, sobre todo, trabajar constantemente en la optimización de las actividades operativas de todo el equipo. Con una herramienta de seguimiento del tiempo como timeghost, tendrás nuevas y versátiles opciones de evaluación con las que implementar tus proyectos de forma aún más eficiente y adecuada.

Descarga timeghost Teams App

Todo lo que tienes que hacer es instalar la aplicación Teams directamente desde la AppSource Store  en la aplicación. La aplicación incluye todas las funciones que conoces del cliente web, y como usas tu cuenta de Microsoft 365 acceder a timeghost te llevara tan solo unos segundos.

timeghost integrado a Cisco Webex App

Recientemente, conseguimos integrar también timeghost en la aplicación Cisco Webex. Aquí puedes descargar e instalar la App directamente.

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