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Gestión de las expectativas

Gestión de las expectativas: el arte de los administradores de proyectos

Dado que la causa de muchos conflictos radica en las expectativas defraudadas, la gestión de las mismas debe estar en el centro del trabajo de la dirección. Especialmente cuando se trata de acuerdos sobre objetivos, asignaciones y cooperación. Si reconoces desde el principio las expectativas que tu entorno tiene sobre ti y les aclaras si puedes y quieres cumplirlas, podrás evitar así posibles decepciones.

En este blog, te mostraremos por qué es tan importante gestionar las expectativas, tanto si eres un miembro como un director de proyectos, y qué puedes hacer para administrar las mismas de la mejor manera posible.

Diferentes expectativas en diferentes roles

En una empresa, cada empleado asume un puesto y se desliza automáticamente hacia un papel que está vinculado a las expectativas o requisitos. Hay unas que son propias y otras externas pero ambas están ligadas al rol correspondiente.

Ejemplo de un gestor de proyectos

Hay diferentes perspectivas desde las que se pueden establecer expectativas. Aquí tomamos como ejemplo al director de proyectos y formulamos las posibles expectativas que pueden surgir para este papel.

Las expectativas del ejecutivo podrían ser, por ejemplo:

En mi función de gestor, me gustaría conocer de cerca a los empleados y reforzar tanto la cohesión como la comunicación a fin de llevar a cabo con éxito y eficacia los proyectos en equipo.

Las expectativas del director hacia su equipo:

Para tener éxito como equipo, los plazos no deben sobrepasarse y las tareas deberán completarse concienzudamente dentro del periodo de tiempo asignado.

Expectativas de los empleados con respecto al director del proyecto

Debe haber una comunicación regular sobre el estado actual del proyecto y las tareas individuales. Además, esperamos que el gestor comprenda nuestros retos y nos ayude a superarlos de la mejor manera posible.

Es necesario formular claramente las expectativas

Sin embargo, la mayoría de las veces no están correctamente definidas. Los gestores de proyectos suelen cometer el error de tener ambiciosas expectativas respecto a los empleados, pero estas no se formulan en términos concretos, lo que conduce a la insatisfacción de ambas partes. Lo mismo ocurre a la inversa.
Por lo tanto, la gestión de las expectativas es una de las habilidades de liderazgo más buscada para tratar los conflictos de forma preventiva. Además, la buena dirección garantiza la consecución de los resultados.

Consecuencias de una buena gestión de las exigencias:

– Evita los conflictos
– Aumenta la motivación de los miembros del equipo
– Mejora la cohesión del grupo de trabajo
– Logra procesos transparentes
– Consigue una ejecución más eficiente de los proyectos

3 tips para optimizar la gestión de expectativas

1. Intercambia con regularidad tus aspiraciones con los miembros de tu equipo

Se lo más claro posible. Sobre todo, escucha atentamente las expectativas que tus compañeros tienen de ti y trata de satisfacerlas lo mejor posible. El cumplimiento de las expectativas tiene como finalidad la satisfacción mutua y el rendimiento extra.

2. Expectativas demasiado altas provocan la desmotivación de tus empleados

Al establecer expectativas y exigencias demasiado elevadas para los empleados y convertirlas en objetivos casi inalcanzables, provocas en ellos una sensación de agobio, lo que lleva a una disminución en su motivación. Por lo tanto, trata de discutir regularmente las aspiraciones mutuas para no correr el riesgo de sobrecargarlos.

3. Fomentar el trabajo transparente

Este consejo no consiste en informar a todos los miembros del proyecto sobre cada uno de los pasos, sino en crear estructuras claras y fiables que los colegas conozcan y entiendan. Al trabajar con transparencia, las expectativas pueden evaluarse de forma realista y los conflictos pueden evitarse fácilmente.

El seguimiento del tiempo basado en los proyectos como bloque de construcción para la distribución de las tareas y la creación de procesos transparentes.

En timeghost ofrecemos a los usuarios de Microsoft365 una herramienta de gestión del tiempo orientada a los proyectos. En ella, podrás registrar automáticamente todas las tareas y proyectos actuales y evaluarlos mediante diferentes filtros según tus necesidades.

La gran ventaja de nuestra aplicación es su forma transparente de trabajar, que puede aportar un gran valor añadido, especialmente a la hora de gestionar las expectativas de los equipos.

Función de la Actividad del Equipo en timeghost

Con la función de la Actividad del Equipo podrás ver, por ejemplo, las últimas 25 entradas de tiempo en las que se trabajó dentro de un proyecto. También podrás ir a los informes de timeghost y ver lo avanzado que está el proyecto y si se han cumplido los plazos.

Diversos filtros para evaluaciones específicas

También puedes utilizar una serie de filtros que te permitirán identificar las horas de trabajo de tus empleados de forma individual y compararlas con lo previsto. Si es necesario, estas evaluaciones te facilitarán la tarea de celebrar conversaciones específicas con tus empleados para discutir las expectativas mutuas.

Gestión de expectativas con timeghost

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