«Con nosotros, la mano derecha no sabe lo que hace la izquierda».
o
«¡No soy responsable de eso!»
Seguro que alguna vez has oído estas frases en tu empresa: frases clásicas del pensamiento de silo. En las compañías, este pensamiento debe evitarse. Sin embargo, siempre hay ejemplos en los que los procesos no pueden llevarse a cabo con eficacia debido a la falta de la reflexión interdepartamental.
Fomentar el trabajo colaborativo es una máxima para las empresas, pero la realidad no suele reflejar el deseo de la misma.
Entonces, ¿cómo podemos hacer que los proyectos funcionen en todos los departamentos sin sacrificar la eficacia?
Eso es lo que responderemos en este blog. Te daremos consejos que te ayudarán a trabajar en proyectos interdepartamentales. ¡Ten curiosidad!
El potencial que se queda en el camino es difícil de medir
El gran reto de las empresas, y en especial de los directivos, es mostrar de forma mensurable, el rendimiento que se queda en el camino al final de un proyecto o de un ejercicio debido al pensamiento de silo. El problema es que los KPI no pueden reflejar lo que se ha perdido por falta de colaboración entre departamentos. Sin embargo, estos potenciales no utilizados se reflejan en la facturación o el beneficio de los proyectos.
Es necesario un liderazgo interdepartamental
Es tarea de los jefes de proyecto o de las personas que ocupan cargos directivos sensibilizar a su equipo o a sus empleados sobre el trabajo interdepartamental o concienciarlos de que los departamentos trabajan juntos y no por separado. Al fin y al cabo, cuando se trata de proyectos que se llevan a cabo en varios sectores dentro de la organización; la falta de apertura y de «pensamiento innovador» hace que se pierda mucho potencial.
Así es como se genera el poder de la diversidad, porque obviamente hay diferentes tipos de personalidades, tanto en el departamento de TI (por ejemplo) como en el de ventas o de RRHH. Puedes utilizar estos elementos para ti y para tu proyecto y generar aún más ideas y opiniones.
4 consejos para aprovechar al máximo el trabajo interdepartamental como gestor de proyectos
1. Unir a las personas de todos los departamentos
La confianza es un ingrediente esencial para el buen trabajo en equipo. A fin de crear esas relaciones de confianza, los miembros de los distintos equipos deben dedicar tiempo a conocerse.
En la oficina, por supuesto, se utilizan estrategias diferentes a las del trabajo a distancia. En ambos casos, sin embargo, pueden llevarse a cabo actividades que establezcan conexiones interpersonales para reunir a miembros de equipos de departamentos muy diversos.
Actividades para la oficina:
– Almorzar juntos
– Escape room
– Bolos
– Circuito de cuerdas
Actividades a distancia para establecer relaciones interpersonales:
– Juegos de realidad virtual
– Escape Room en línea
– Cata digital de vinos
2. Prever suficientes zonas de amortiguación
Incluso los planes mejor trazados pueden provocar cambios y ajustes. Son dos factores, por cierto, que siempre debes incluir en forma de amortiguador adicional en la planificación real del proyecto. Anticipa los retrasos. Una baja por enfermedad inesperada o una tarea que se prolongue más de lo previsto pueden ser motivos para ampliar el tiempo del proyecto.
Adoptar métodos de trabajo ágiles también puede ayudar a planificar de forma realista. Al dividir los proyectos en sprints, podrás estimar mejor cuánto tiempo llevarán ciertas tareas y ajustar los calendarios en consecuencia.
3. Capacita a tu equipo para dar lo mejor de sí mismo
A algunos jefes de proyecto puede resultarles difícil ponerlo en práctica, pero si das libertad a los miembros de tu equipo para que decidan cómo quieren enfocar su trabajo, te sorprenderá gratamente el impacto que tiene en la calidad y la rapidez de sus resultados. En parte, también se trata de apoyar a los equipos en sus formas individuales de trabajar, desde la gestión tradicional de proyectos hasta el trabajo Lean-Agile o una mezcla híbrida de ambos.
4. Utiliza timeghost para tener una visión óptima de las horas de trabajo de los miembros de tus proyectos.
Con un buen seguimiento del tiempo, los miembros de los proyectos y, sobre todo, los jefes de los mismos, obtienen una visión general y transparente de las tareas individuales de los integrantes implicados en los mencionados. Además, se pueden realizar evaluaciones significativas a partir de las cuales se pueden hacer ajustes específicos.
Mostrar los proyectos interdepartamentales de forma transparente, clara y significativa
Para el trabajo en proyectos interdepartamentales, timeghost es una gran herramienta para no perder la visión de conjunto. Al fin y al cabo, comunicar e intercambiar regularmente información sobre el progreso y el estado actual del proyecto entre varios departamentos es un gran reto. Especialmente si tú, como responsable del proyecto, quieres saber qué empleados están trabajando actualmente en qué tareas para así poder administrar mejor el proyecto.
Por ejemplo, en lugar de preguntar a cada persona individualmente, puedes utilizar la función Actividad del Equipo de timeghost, que muestra las últimas 25 entradas de tiempo de los involucrados. O puedes ir al Tablero de Mandos y emplear la barra de filtros para encontrar exactamente la información que quieres obtener.
Dedica menos esfuerzo al registro del tiempo y concéntrate en tu trabajo
timeghost es un sistema de gestión del tiempo de proyectos fácil de emplear que permite a los usuarios dedicar menos energía a la introducción manual del tiempo. En su lugar, los tiempos de trabajo se registran automáticamente. Basta con asignarlos a un proyecto y a la tarea que contiene.
Prueba las ventajas de timeghost de forma totalmente gratuita y sin compromiso
Para comprobar qué otros beneficios ofrece nuestra herramienta de gestión del tiempo para los usuarios de Microsoft365, te recomendamos que utilices timeghost 14 días gratis. Reserva una demostración en vivo y ponte en contacto con nosotros. Nuestro gran equipo de asistencia estará encantado de ayudarte en todo lo que necesites al respecto. Sólo tienes que enviarnos un breve correo electrónico a support.timeghost.io.
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Todo lo que tiene que hacer es instalar timeghost Teams App directamente desde la Tienda AppSource en la aplicación. La app incluye todas las funciones que conoces del cliente web, y como usas tu cuenta de Office 365, acceder a timeghost te tomará tan solo unos segundos.
