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dicas para a organização de projetos

Organização de projetos – 5 dicas eficazes para você e sua equipe

“As operações mantêm as luzes acesas, a estratégia fornece uma luz no fim do túnel, mas o gerenciamento do projeto é o motor da locomotiva que faz a organização avançar “.

Joy Gumz – Diretora de Auditores de Projetos, LLC

A citação de Joy Gumz sustenta a importância do gerenciamento de projetos nas organizações. Através de um gerenciamento de projetos eficaz e ágil, as empresas podem ganhar uma vantagem sobre a concorrência. Hoje, queremos dar 5 dicas de como fazer exatamente isso com seu negócio e sua equipe. Daremos a você 5 dicas efetivas sobre como organizar de maneira mais eficaz os projetos em sua equipe e por que achamos que o ambiente de trabalho Microsoft365 é a melhor maneira de levar seus processos de projeto para o próximo nível.

1. Monitore o progresso

Um dos grandes desafios é monitorar os projetos em execução paralela. Por monitorar, estamos nos referindo ao acompanhamento do progresso dos projetos em andamento. Para uma boa organização na gestão de projetos é necessário quantificar processos a fim de tirar conclusões e fazer avaliações. Isso, por sua vez, permite fazer alterações e ajustes mais específicos. Como o foco hoje em dia é ser ágil e capaz de reagir rapidamente às mudanças, a representação visual é indispensável para avaliar os processos.

Há muitas opções para mapeamento de processos. Esses podem ser programas de gestão de projetos como Asana, Microsoft Azure DevOps ou Microsoft Planner. Eles oferecem grandes opções para apresentar os seus processos e projetos de uma forma clara e mensurável. Aqui você pode aprender como gerenciar suas tarefas no Microsoft Planner.

2. Boa comunicação

A comunicação dentro das equipe está se tornando cada vez mais importante, especialmente devido às soluções cada vez mais híbridas de trabalho. O contato pessoal com sua equipe diminui devido ao trabalho em home office. É por isso que é ainda mais importante que você se comunique ativamente e, sobretudo, regularmente com sua equipe e os informe sobre os desafios atuais, prioridades, prazos e outras coisas importantes que afetam a equipe. Porque no final das contas, mesmo o melhor plano não tem impacto se sua equipe não o conhece ou não o entende.

3. Mantenha-se ágil

O Dicionário Oxford define ágil como “capaz de se mover com rapidez e facilidade”. Assim, o objetivo é responder e reajustar rapidamente à mudança. Ao implementar múltiplos projetos paralelos, a adaptação rápida à mudança é especialmente importante. A priorização ou urgência de um projeto pode mudar, ou os desafios em um outro projeto podem ser maiores do que o esperado. Para poder reagir a essas mudanças, você precisa, por um lado, ter uma visão geral da importância e urgência dos projetos. Por outro lado, para poder se adaptar rapidamente às novas circunstâncias são necessárias estruturas enxutas para as mudanças que chegam.

A melhor maneira de implementar uma organização de projetos eficaz é utilizar métodos ágeis na sua empresa. As histórias de usuários, quadros de tarefas ou reuniões diárias são técnicas que correspondem a uma implementação ágil. Por exemplo, Microsoft Planner ou Microsoft Azure DevOps são soluções de software ágeis adequadas para sua empresa.

4. Planeje prazos e mantenha-os

Toda implementação de projeto bem-sucedida também precisa de um prazo na organização ao qual a equipe possa aderir. Por um lado, um prazo para a conclusão do projeto. Por outro lado, dependendo da duração e do tamanho do projeto, prazos entre projetos também podem ser estabelecidos. Essas fases do projeto são chamadas de marcos. Esses marcos podem ser usados para verificar repetidamente se o prazo final do projeto pode ser cumprido. Com essa pergunta, a dica n.º 3 de organização do projeto torna-se crucial novamente, porque se trata mais uma vez da rápida adaptabilidade à situação atual do projeto.

5. Acompanhamento do tempo

“o tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja administrado, nada mais pode ser administrado”.

Peter Drucker – Consultor de Gestão, autor

Essa citação descreve a relevância de um bom acompanhamento do tempo. O tempo é o recurso mais precioso que temos. Especialmente no mundo de hoje ele está cada vez mais limitado, porque se trata de ser mais rápido do que os outros e conseguir mais em menos tempo. Portanto, seria desastroso não lidar com essa questão e tentar tornar o tempo mais útil para si mesmo. Na execução de projetos, o tempo é um dos fatores mais importantes para o sucesso.

Se os prazos não forem cumpridos ou se os orçamentos forem excedidos devido a horas extras, isso seria uma indicação de que o tempo não foi administrado de forma responsável. As ferramentas de rastreamento do tempo criam a consciência do tempo dentro das equipes, fazendo com que os colaboradores insiram suas tarefas no software. Isso, por sua vez, cria grandes oportunidades na avaliação e visualização do progresso dos projetos.

Se sua equipe lida com o fator tempo e também consegue exibi-lo de forma mensurável e clara durante o tempo todo diretamente dos projetos, você automaticamente levará sua produtividade para o próximo nível ao implementar projetos.

Acompanhamento do tempo de projeto integrado ao ambiente Microsoft365

organização do projeto Microsoft365 ambiente de trabalho

Com o timeghost oferecemos um sistema de rastreamento do tempo de projeto que está integrado ao ambiente Microsoft365. A vantagem dessa integração é a possibilidade de se conectar a outros programas Microsoft365 e a vários aplicativos de terceiros que você pode integrar ao seu ambiente Microsoft. Dessa forma, você pode criar exatamente a rede de programas que você precisa para implementar projetos e conectá-los uns aos outros. O nosso rastreamento do tempo de projeto é um dos muitos aplicativos de terceiros que podem ser integrados ao ambiente Microsoft365.

Com o timeghost, os seus colaboradores podem atribuir suas horas de trabalho sob a forma de entradas de tempo às tarefas dos respectivos projetos em que estão trabalhando. Ao fazer isso, você tem uma ampla gama de opções de avaliação que o auxiliam na organização de seus projetos com a visão geral que você precisa no momento. Através de várias opções de filtros, você pode exibir a informação que necessita. Aqui você obtém uma visão geral das possibilidades e recursos que você pode usar com a gravação de suas horas de trabalho no timeghost.

Conclusão

Por fim, queremos dar a você um resumo eficaz das dicas mencionadas, para que você possa organizar ainda melhor seus projetos no futuro:

– Utilize um software de gestão de projetos (como por exemplo, Asana, Microsoft Azure DevOps, ou Microsoft Planner) para exibir projetos e tarefas claramente.

– Comunique regularmente com sua equipe quais são as tarefas e projetos mais importantes no momento

– Mantenha-se o mais ágil possível com sua equipe e crie estruturas para se adaptar rapidamente às novas circunstâncias

– Planeje prazos e divida a implementação de um projeto em vários marcos

– Crie uma rede de diferentes programas que estejam todos vinculados ao ambiente de trabalho Microsoft365.

– Integre o rastreamento do tempo de projeto à sua equipe, o que permite que os funcionários atribuam suas horas de trabalho aos projetos e tarefas em que estão trabalhando no momento.

Esperamos ter dado uma ideia do que é necessário fazer ao organizar projetos.

Fique à vontade para experimentar os 14 dias de teste gratuito do timeghost para conhecer todas as funcionalidade do nosso rastreamento do tempo de projeto.

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