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5 erros no planejamento de projetos

5 erros no planejamento de projetos

“Ao falhar em se preparar, você se prepara para falhar”

– Benjamin Franklin

O planejamento do projeto estabelece a base para que os projetos sejam bem-sucedidos na implementação. Se você não fizer isso ou escolher as abordagens erradas, o projeto estará fadado ao fracasso mesmo antes da implementação.

Apenas um terço dos projetos pode ser concluído com sucesso (no prazo e dentro do orçamento). Com um planejamento de projeto bom e eficaz, você pode considerar muitos fatores e garantir que erros sejam evitados.

Mostraremos quais 5 erros devem ser evitados no planejamento de projetos e como você deve proceder ao planejá-los.

As coisas mais importantes primeiro:

O maior erro é gastar pouco ou nenhum tempo planejando projetos!

1. Excesso de confiança

Especialmente no caso de planejamento de projetos por pessoas inexperientes, como start-ups, erros ocorrem repetidamente, baseados no fato de que o planejador do projeto simplesmente se superestima.

Por exemplo, o escopo trabalho, a experiência ou até mesmo o capital disponível são avaliados muito mais alto do que realmente são. Isso pode resultar em um efeito rebote. Especialmente se os planos e objetivos forem muito grandes e irreais, a motivação diminui significativamente se não forem alcançados.

2. Não definir uma meta para o projeto

A comunicação ineficaz como causa do fracasso do projeto é mais comum do que pensamos. O primeiro passo para uma comunicação clara em um projeto deve ser definir e comunicar com precisão a meta e o propósito do projeto a todos os membros da equipe.

Portanto, certifique-se de ter uma discussão detalhada com sua equipe sobre por que o projeto é importante, o que ele trará para a empresa e quais são seus objetivos antes de se aprofundar no planejamento.

3. Fazer o planejamento sozinho

Se você, como gerente de projeto, acha que não precisa de ajuda com o planejamento do projeto, está enganado.

Ao envolver sua equipe no planejamento, o projeto se beneficiará de diferentes maneiras.

O envolvimento de várias pessoas no processo de planejamento apresentará perspectivas diferentes, que podem ser incorporadas no plano do projeto. Além disso, o conhecimento aumenta como resultado da experiência, que a equipe já adquiriu no planejamento e execução de projetos.

A maior vantagem do planejamento conjunto, no entanto, é que os membros podem se identificar com o projeto e, ao participar do planejamento, também têm a motivação e o compromisso de executar o projeto no prazo e de forma profissional.

4. Eliminar a gestão de riscos

A elaboração de uma estratégia de gestão de risco também pode ser muito importante para o sucesso na implementação dos projetos. Um estudo mostra que as estratégias formais de gerenciamento de risco levam a um maior sucesso.

Por enquanto, certifique-se de tomar precauções contra os riscos comuns que podem surgir em um projeto. Isso inclui as falhas de planejamento do projeto mencionadas anteriormente, como cronogramas irreais devido ao excesso de confiança, e a definição da meta e do escopo do projeto.

Na estratégia de gerenciamento de riscos, avalie quão alto é cada risco e quão grande pode ser o impacto no projeto. Então, em equipe, considere planos de contingência e desenvolva cenários para que, se ocorrer uma emergência, você possa responder rapidamente às mudanças para colocar o projeto de volta nos trilhos.

5. Não definir requisitos

Mesmo que a visão do seu projeto tenha sido definida, não definir os requisitos durante o planejamento pode fazer com que o projeto falhe.

É por isso que é ainda mais importante definir os requisitos em conjunto com o cliente durante a fase de planejamento.

Uma maneira de registrar os requisitos é criar um catálogo de requisitos para cada funcionário para que suas tarefas possam ser derivadas dele.

Com nossa ferramenta de registro de tempo do projeto timeghost, você pode criar tarefas nos projetos a partir dos requisitos e atribuí-las às pessoas relevantes. Através de autorizações que você pode atribuir individualmente, o funcionário pode, por exemplo, registrar suas horas de trabalho apenas nas tarefas atribuídas a ele.

A definição dos requisitos antes do projeto fornece a visão geral e a estrutura necessárias, e dá à sua equipe uma representação mais precisa do escopo do projeto.

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