Branche: Infrastrukturdienstleistungen
Unternehmensgröße: Großunternehmen (60.000+ Mitarbeiter)
Standort: Deutschland
Use Case:
👉 Interne Anträge & Genehmigungen optimieren
👉 Steigerung der operativen Effizienz
👉 Integration der Prozesse in die Microsoft 365-Umgebung
Produkte
👉 Microsoft Teams
👉 Microsoft SharePoint
👉 DB InGe-Tool by timeghost
👉 Microsoft 365
Die Inbetriebnahmegenehmigungen (IBN) für neue oder umgerüstete Infrastrukturanlagen waren geprägt von fehleranfälligen, zeitintensiven Prozessen und manuellen Arbeitsschritten.
Die einzelnen Verfahren hatten teilweise einen Umfang von bis zu 600 Seiten, die geprüft, unterschrieben und anschließend per Post weitergeleitet werden mussten. Ohne digitale Unterstützung bei der Antragsbefüllung, Workflows oder automatisierte Freigaben war der Prozess zeitaufwendig und erforderte eine präzise Abstimmung zwischen den Beteiligten.
Ende 2020 war der Weg für die digitale Unterstützung dieser Genehmigungsprozesse frei. DB InfraGO handelte sofort: Gemeinsam mit timeghost wurde eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die den gesamten Erstellungsprozess automatisierte und perfekt in die bestehende IT-Landschaft integrierte.
Viele Akteure waren in den Genehmigungsprozess eingebunden, doch eine zentrale Plattform zur Abstimmung fehlte. Informationen wurden manuell weitergegeben, was Verzögerungen verursachte und den Bearbeitungsstand intransparent machte.
Es gab keine standardisierte Anwendung, stattdessen wurden verschiedene Formulare genutzt. Ein zentraler Überblick über zertifizierte Anlagen fehlte, wodurch Abstimmungen und Bearbeitungen ineffizient waren.
Genehmigungen wurden in separaten Dokumenten verwaltet, was zu fehlerhaften Eingaben führte. Da keine automatische Validierung vorhanden war, mussten Korrekturen manuell erfolgen, was den Prozess weiter verzögerte.
Der Status eines Antrags war nicht in Echtzeit einsehbar. Beteiligte mussten aktiv nachfragen, um Fortschritte zu erfahren, was zusätzlichen Abstimmungsaufwand verursachte.
Ohne Automatisierung konnten Genehmigungen Tage oder Wochen dauern. Fehlende Erinnerungen und Eskalationen führten zu Fristüberschreitungen und Verzögerungen im gesamten Prozess.
"Das DB InGe-Tool von timeghost hat uns die Möglichkeit gegeben, hochkomplexe Verfahren effizient zu gestalten und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation auf ein neues Level zu heben.“
Dr. Svetlana Hinrichs, Leiterin Abnahmen und Inbetriebnahmen, I.IAI 141, DB InfraGO
Standardlösungen aus der Microsoft 365-Umgebung konnten diese spezifischen Anforderungen nicht abdecken, da sie nicht die notwendige Flexibilität boten, um die komplexen Workflows der DB InfraGO vollständig abzubilden.
Hier wurde klar: Eine individuelle, passgenaue Lösung auf Basis von SharePoint war notwendig, um den Prozess zu digitalisieren und nachhaltig zu verbessern.
In Zusammenarbeit mit DB Systel entstand das DB InGe-Tool – eine maßgeschneiderte Lösung, die vollständig in die Microsoft 365-Umgebung integriert ist. Das InGe-Tool digitalisiert den gesamten Genehmigungsprozess für Inbetriebnahmen – von der Antragstellung über die Freigabe bis zur finalen Dokumentation. Manuelle Schritte wurden durch automatisierte Workflows ersetzt, wodurch Bearbeitungszeiten signifikant reduziert wurden. Es konnte eine Lösung entwickelt werden, die sowohl die individuellen Anforderungen der DB InfraGO erfüllt als auch die bestehende IT-Infrastruktur optimal nutzt.
👉 Automatisierte Workflows interne Anträge und Genehmigungen
Durch Power Automate werden Prozesse für Antragstellung, Freigaben und Erinnerungen automatisiert.
👉 Digitale Verwaltung aller Inbetriebnahmegenehmigungsanträge
Alle Daten und Dokumente werden zentral in SharePoint gespeichert, wodurch sie strukturiert abrufbar sind.
👉 Prozesskontrolle
Echtzeit-Status von Genehmigungsanträgen für mehr Transparenz
👉 Langfristige Weiterentwicklung und Optimierung
Seit 2020 wird das InGe-Tool kontinuierlich verbessert und erweitert – zuletzt mit neuen Schnittstellen und Prozesserweiterungen.
👉 Skalierbarkeit
Flexible Erweiterung für zukünftige Anforderungen
👉 Komplette Integration in Microsoft 365
Integration des InGe-Tools in bestehende Microsoft 365-Arbeitsumgebung
"Mit dem InGe-Tool haben wir nicht nur unsere Prozesse digitalisiert, sondern auch eine nahtlos in unsere Microsoft 365-Umgebung integrierte Plattform geschaffen.
Durch die individuelle Anpassung an unsere Anforderungen konnten wir die Effizienz unserer Genehmigungsprozesse erheblich steigern."
Irina Kim-Samjatin, Fachteamleiterin InGe-Tool, DB InfraGO
👉 Wachsende Nutzerzahlen
Von 644 aktiven Nutzern in 2020 auf 3.182 in 2024.
👉 Skalierung des Verfahrensvolumens
Von 16 Verfahren in 2019 auf 13.595 Verfahren in 2024
👉 Beschleunigte Bearbeitungszeiten durch Digitalisierung
Automatisierte Genehmigungsprozesse verringern Verzögerungen und sorgen für eine schnellere Abwicklung von Anträgen.
👉 Reduktion von Fehlern durch standardisierte Formulare
Durch digitale Eingabemasken in SharePoint wird die Datenqualität verbessert, wodurch Fehleingaben minimiert werden.
👉 Bessere Transparenz im Genehmigungsprozess
Statusänderungen und Fortschritte der Verfahren sind für alle Beteiligten in Echtzeit nachvollziehbar.
„Heute verwaltet das InGe-Tool tausende Verfahren pro Jahr – ein Erfolg, der zeigt, wie zielgerichtete Digitalisierung Prozesse nachhaltig optimiert.“
Sven Weiser, IT Projektmanager bei der timeghost GmbH
